Souvent vue comme une spécialité française, la « réunionite aiguë » n’est pas sans conséquence. Une étude publiée par Sharp affirme qu’en moyenne, chaque année, les réunions inutiles coûtent 3 000€ par employé aux PME. Un chiffre d’autant plus élevé qu’il existe désormais de nombreux outils permettant de limiter et d’optimiser cet exercice.

Des employés peu convaincus par l’utilité des réunions

Menée sur un échantillon représentatif de 1 017 employés français de PME par l’institut Censuswide, l’étude en question indique que les employés de PME françaises vont généralement passer 25 heures par mois en réunion. Sans pourtant être particulièrement convaincus de l’efficacité de la pratique : 59% des personnes interrogées insistent sur le manque de résultat concret découlant d’une réunion. Plus de 80% des sondés pointent du doigt le manque de flexibilité des réunions et un modèle beaucoup trop formel. Et 8 employés sur 10 déclarent être plus productifs à leur bureau qu’en réunion. Birgit Jackson
Directrice Commerciale, Visual Solutions, Sharp Electronics Europe, commente ce constat : « Plus de la moitié des employés de bureaux déclarent que les réunions auxquelles ils assistent n‘aboutissent pas toujours à de bons résultats ou à des actions concrètes à mettre en place. […] C’est un problème auquel toutes les entreprises sont confrontées, même les plus importantes. Chez Amazon, Jeff Bezos demande une demi-heure de silence en début de réunion pour revoir les notes. Elon Musk, de Tesla, conseille de sortir de la salle en cas de réunion ennuyeuse. »

Une fois en réunion, 32% des profils questionnés admettent en profiter non pas pour prendre des notes, mais plutôt pour répondre à des mails en retard. 42% vont même se servir du moment pour converser avec des amis sur leur mobile, quand respectivement 15% et 8% vont lister des tâches à régler et passer des commandes en ligne. 29% des millennials vont occuper le temps en navigant sur les réseaux sociaux.

Parmi les doléances retenues par les équipes « forcées » à la réunion, 26% évoquent de trop nombreux participants invités, ou le fait de convier des collaborateurs pas directement concernés par le sujet du jour (31%). 30% regrettent un partage d’information trop restreint en amont.

Quelles solutions pour limiter les réunions ?

Fort heureusement, il existe de quelques bonnes pratiques à mettre en place pour écourter les réunions, et les rendre plus efficaces. A commencer par la définition systématique d’un ordre du jour. Limiter la durée des prises de parole est également un exercice en vogue. Pas question ici de censurer, mais d’obliger les intervenants à condenser leur pensée, à s’expriment clairement, tout en offrant à tout le monde l’opportunité de défendre ses idées. Relancer le débat entre les murs plutôt que de subir un PowerPoint d’ailleurs beaucoup trop long, c’est là une piste à évoquer pour sortir du carcan des réunions non seulement inefficaces, mais sacrément coûteuses !